So legst du Benutzer an und verwaltest sie

In Rentsoft hat jede Person, die etwas anlegt, ändert oder einsieht, einen eigenen Benutzer. Damit wird transparent, wer was getan hat, und du kannst Zugriffe gezielt einschränken.

So legst du einen neuen Benutzer an

1. Klicke oben rechts auf dein Profil-Menü.
2. Wähle Benutzer (du landest unter Account › Benutzerverwaltung).
3. Klicke auf Neu.
4. Fülle die Pflichtfelder aus:
   • Vorname / Nachname
   • E-Mail-Adresse – dient gleichzeitig als Benutzername.
   • Rolle – z. B. Administrator, Mitarbeiter, Buchhaltung. Mehr dazu im Artikel So funktionieren Rollen und Rechte in Rentsoft.
   • Status – aktiv/inaktiv.
5. Speichern. Der neue Benutzer erhält eine Einladungs-E-Mail mit einem Link, über den ein Passwort gesetzt wird.

So bearbeitest oder deaktivierst du einen Benutzer

• Bearbeiten: Eintrag in der Liste anklicken, Änderungen vornehmen, Speichern.
• Deaktivieren: Status auf inaktiv setzen. Der Login wird gesperrt, die historischen Daten bleiben erhalten.
• Löschen: Wir empfehlen, einen Benutzer nicht zu löschen, sondern zu deaktivieren – sonst gehen Zuordnungen zu Vorgängen verloren.

Use Case: Saisonkraft für drei Monate

• Lege den Benutzer mit einer eingeschränkten Rolle (z. B. nur Vorgänge ansehen/anlegen, keine Stammdaten) an.
• Nach Ablauf der Saison setzt du den Status auf inaktiv. So bleibt nachvollziehbar, wer welchen Vorgang bearbeitet hat.
• Beim nächsten Saisonstart kannst du denselben Benutzer wieder aktivieren.

Troubleshooting

• Die Einladungs-Mail kommt nicht an. Prüfe Spam-Ordner und stelle sicher, dass deine SMTP-Daten korrekt hinterlegt sind. Siehe So hinterlegst du deine SMTP-Daten.
• „E-Mail-Adresse bereits vergeben“. Diese E-Mail wird bereits von einem (möglicherweise inaktiven) Benutzer genutzt. Prüfe die Liste inklusive inaktive Benutzer.
• Benutzer hat keine Rolle. Ohne Rolle kann sich der Benutzer zwar einloggen, sieht aber nichts. Weise immer eine passende Rolle zu.

Was du als Nächstes machen kannst

• So funktionieren Rollen und Rechte in Rentsoft
• So weist du einer Person eine Rolle zu
• Troubleshooting: Was tun, wenn „Zugriff verweigert“ erscheint?

Tags: Benutzer · Account · Einladung · Rollen
Lesedauer: ca. 3 Minuten
Stand: 25.05.2026