So funktionieren Rollen und Rechte in Rentsoft
Rentsoft verwendet ein klassisches Rollenmodell: Du legst Rollen an, vergibst pro Rolle Rechte und weist jeder Benutzer:in eine oder mehrere Rollen zu. Änderungen an einer Rolle wirken sofort für alle Benutzer:innen mit dieser Rolle.
So findest du die Rollenverwaltung
- Profil-Menü oben rechts → Rollen (oder Account › Rollenverwaltung).
- Du siehst die Liste der vorhandenen Rollen und deren Beschreibung.
Typische Rollen
- Administrator – darf alles, inklusive Benutzer- und Rollenverwaltung. Für Inhaber und IT-Verantwortliche.
- Mitarbeiter – das Tagesgeschäft: Vorgänge anlegen, Stammdaten pflegen, Rechnungen erstellen.
- Buchhaltung – Lese- und Schreibrechte rund um Faktura, eingeschränkter Zugriff auf Stammdaten.
- Aushilfe / Saisonkraft – nur Vorgänge ansehen und anlegen, keine Stammdatenänderungen.
- Werkstatt / Service – Zugriff auf Objekte, Schäden und Service-Daten.
Du kannst beliebig viele eigene Rollen anlegen und das Rechte-Set passgenau zuschneiden.
So legst du eine neue Rolle an
- In der Rollenverwaltung auf Neu klicken.
- Name und Beschreibung vergeben.
- Rechte aktivieren – sortiert nach Bereichen (Vorgänge, Kontakte, Objekte, Lager, Faktura, Einstellungen).
- Speichern.
Best Practice
- Lieber mehrere kleine Rollen mit klarer Funktion als eine einzige „Alles-erlaubt“-Rolle.
- Vergib die Admin-Rolle restriktiv – maximal 1–2 Personen pro Firma.
- Dokumentiere kurz im Beschreibungsfeld, wofür eine Rolle gedacht ist.
- Prüfe einmal pro Quartal, ob die Rollen-/Rechte-Zuweisungen noch zur Realität passen.
Use Case: Externe Buchhalterin bekommt Lesezugriff
- Lege eine Rolle Buchhaltung extern an.
- Aktiviere nur Leserechte für Rechnungen, Offene Posten, Zahlungen, Kassenbuch und Kontakte.
- Schreibrechte und Stammdatenänderungen lass aus.
- Lege einen Benutzer für die externe Person an und weise diese Rolle zu.
Troubleshooting
- Ein Benutzer sieht zu wenig. Prüfe die Rolle: Ist das fehlende Recht aktiviert? Sind ggf. mehrere Rollen kombiniert?
- Ein Benutzer sieht zu viel. Prüfe, ob er ggf. zusätzlich eine Admin-Rolle besitzt. Das ist ein häufiger Fehler.
- Eine Rolle hat unerwartete Effekte. Manche Rechte sind voneinander abhängig – etwa Rechnung erstellen setzt Vorgang sehen voraus. Aktiviere die abhängigen Rechte mit.
Was du als Nächstes machen kannst
- So legst du Benutzer an und verwaltest sie
- So weist du einer Person eine Rolle zu
- Troubleshooting: Was tun, wenn „Zugriff verweigert“ erscheint?
Tags: Rollen · Rechte · Berechtigungen · Sicherheit
Lesedauer: ca. 4 Minuten
Stand: 25.05.2026